Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

I. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Der Verein Kinderbetreuung Ittigen, Längfeldstrasse 1, 3063 Ittigen (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie (z.B. Eltern, Vertragspartner), die betreuten Kinder («betreute Personen»), Bewerberinnen und Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens oder auch andere Personen («Dritte») betreffen. Diese Datenschutzerklärung schliesst die betreuten Personen jeweils mit ein, sofern nicht explizit abweichend kommuniziert wird.

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie www.kibit.ch verwenden, unsere Dienstleistungen nutzen, durch uns betreut werden, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Wir können Sie zusätzlich über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren (z.B. in Formularen, Vertragsbedingungen oder zusätzlichen Datenschutzerklärungen).

Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten». Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen, und «Bearbeiten» bedeutet jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben und Löschen.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).

Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

II. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist verantwortlich:

Verein Kinderbetreuung Ittigen kibit
Längfeldstrasse 1
3063 Ittigen
[email protected]

III. Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten von Ihnen (betreute Personen eingeschlossen). Die wichtigsten Kategorien sind die folgenden:

  • Stammdaten: Das sind die Grunddaten wie z.B. Name, Kontaktdaten, Daten zur Person, Fotos, Betreuungs- und Kundenhistorie, Einwilligungserklärungen sowie Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen, Angaben zur Familie).
  • Vertragsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie bei Vertragsabschlüssen anfallen, wie z.B. vertragliche Leistungen, Daten betreffend die Leistungserbringung, Daten aus dem Vorfeld des Vertragsschlusses, Angaben zur Abwicklung (z.B. Rechnungsstellung) und Finanzdaten (z.B. Angaben über die wirtschaftlichen Verhältnisse zur Tarifeinstufung).
  • Betreuungsdaten: Das sind die Daten, welche das Betreuungsverhältnis betreffen und im Rahmen der Betreuung anfallen, wie z.B. Gesundheitsdaten (z.B. Allergien) oder Präferenzen (z.B. Essenswünsche). Das sind in der Regel Daten über die betreute Person, können aber auch Daten der Eltern oder sonstiger Dritter betreffen (z.B. weitere Bezugspersonen).
  • Bewerberdaten: Das sind Daten, welche im Rahmen einer Bewerbung für eine Arbeitsstelle bei uns anfallen, wie z.B. beruflicher Werdegang, Aus- und Weiterbildungen, Referenzen und Daten aus öffentlichen Quellen (z.B. Social Media und Internet). Darunter fallen auch Informationen über strafrechtliche Verurteilungen sowie Berufs- und Tätigkeitsverbote (insbesondere Strafregisterauszüge).
  • Kommunikationsdaten: Das sind Daten, die im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen uns und mit Dritten anfallen (z.B. per E-Mail, Telefon, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel), wie z.B. Inhalt von E-Mails oder Briefen, Ihre Kontaktdaten sowie Randdaten der Kommunikation.
  • Technische Daten: Das sind Daten, welche im Rahmen der Nutzung unserer elektronischen Angebote (z.B. Website) anfallen, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem Ihres Endgeräts, die Region und der Zeitpunkt der Nutzung. Technische Daten für sich lassen grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zu.
  • Verhaltens- und Präferenzdaten: Das sind Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, wie z.B. Reaktionen auf elektronische Mitteilungen, Interaktionen mit unseren Social-Media-Profilen und Teilnahme an Anlässen, gegebenenfalls ergänzt mit Angaben von Dritten (auch aus öffentlich zugänglichen Quellen).
  • Sonstige Daten: Darunter fallen insbesondere Daten, die im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren anfallen (z.B. Akten), Daten, die aufgrund des Gesundheitsschutzes (z.B. Schutzkonzepte) erhoben werden, Fotos, Video- oder Tonaufnahmen, die wir herstellen oder von Dritten erhalten und auf denen Sie erkennbar sind (z.B. an Anlässen), sowie Teilnahmen an Anlässen.

IV. Woher stammen die Daten?

  • Von Ihnen: Viele der von uns bearbeiteten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B. im Zusammenhang mit unseren Leistungen, über die Formulare auf unserer Website oder in der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ihrer Daten mit Ausnahmen in Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit uns Verträge schliessen oder unsere Leistungen beanspruchen wollen, müssen Sie uns gewisse Daten bekanntgeben.
  • Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder diese von Behörden (z.B. Gemeinden, Aufsichtsbehörden), Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, und von sonstigen Dritten (z.B. Verbänden) erhalten. Dazu gehören insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten, Betreuungsdaten und sonstige Daten, aber auch alle anderen Datenkategorien gemäss Ziff. III sowie Daten aus der Korrespondenz und aus Besprechungen mit Dritten.

V. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

  • Kommunikation: Um mit Ihnen kommunizieren zu können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, der Vertragsabwicklung und der Betreuung), bearbeiten wir Daten von Ihnen.
  • Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Im Zusammenhang mit Vertragsschlüssen bzw. Vertragsabwicklungen mit Ihnen als Eltern oder erziehungsberechtigte Person, Lieferanten und Dienstleistern oder anderen Vertragspartnern bearbeiten wir Personendaten. Auch die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchführung, die Beendigung von Verträgen und die öffentliche Kommunikation gehören dazu. Wir bearbeiten auch Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses sowie zur Anbahnung des Arbeitsverhältnisses.
  • Betreuung und Vermittlung von Betreuungsplätzen: Im Rahmen der Betreuung, der Führung der Warteliste und zur Vermittlung von Betreuungsplätzen bearbeiten wir Daten von Ihnen, den betreuten Personen sowie Dritten.
  • Marketingzwecke und Beziehungspflege: Zu Marketingzwecken und zur Beziehungspflege bearbeiten wir Daten, z.B. um Ihnen Informationen zu unseren Dienstleistungen und sonstigen Neuigkeiten zu senden (z.B. als Drucksache oder per E-Mail). Sie können solche Kontakte jederzeit ablehnen bzw. eine Einwilligung in die Kontaktaufnahme für Werbezwecke durch Mitteilung an uns (Ziff. II) verweigern oder widerrufen.
  • Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden: Im Rahmen der Einhaltung von Gesetzen und zur Erfüllung allfälliger gesetzlicher Aufgaben können wir Personendaten bearbeiten (z.B. Führen von Verzeichnissen aufgrund der Pflegekinderverordnung (PAVO), steuerrechtliche Pflichten oder für Gesundheitskonzepte). Ausserdem können bei internen Untersuchungen sowie bei externen Untersuchungen (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle) Datenbearbeitungen erfolgen.
  • Risikomanagement und Vereinsführung: Im Rahmen des Risikomanagements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten und zur Sicherheit unserer Website und IT) und der Vereinsführung, einschliesslich unserer Betriebsorganisation (z.B. Ressourcenplanung) und Weiterentwicklung, können wir Personendaten bearbeiten.
  • Weitere Zwecke: Zu diesen weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (z.B. die Verwaltung von Stammdaten oder die Buchhaltung), die Wahrung unserer Rechte und die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.

VI. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Zusammenhang mit unseren Verträgen, der Website, unseren Dienstleistungen, unseren rechtlichen Pflichten oder sonst zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in Ziff. V aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:

  • Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag, (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener Verantwortung Daten bearbeiten (z.B. IT-Provider, Hosting-Anbieter, Banken, Versicherungen). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Die für unsere Website eingesetzten Dienstleister finden Sie in Ziff. X.
  • Vertragspartner, inklusive Eltern und betreute Personen: Gemeint sind unsere Kunden (Eltern und erziehungsberechtigte Personen), die betreuten Personen und andere Vertragspartner von uns, wo sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (z.B. weil wir einen Betreuungsvertrag geschlossen haben). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit.
  • Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden (z.B. KESB, Gemeinden, Aufsichtsbehörden) im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Wenn Sie sich bei uns für eine Arbeitsstelle bewerben, sind wir verpflichtet, insbesondere Ihre Personalien der zuständigen Aufsichtsbehörde bekanntzugeben, damit diese Ihren Leumund (insbesondere Strafregisterauszug) überprüfen kann. Die Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit.
  • Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. V ergibt, z.B. Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder weitere von Ihnen bestimmte Bezugspersonen) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Im Rahmen der Kommunikation mit Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die mitunter Sie betreffen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).

VII. Gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?

Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Im Ausnahmefall, beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister, können Daten aber auch in andere Länder gelangen, insbesondere in die USA (siehe Ziff. X).

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, stellen wir sicher, dass der Datenschutz auf andere Weise gewährleistet ist. Dazu stützen wir uns insbesondere auf die Zertifizierung des Empfängers unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder verpflichten den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, in der Regel mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in der vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Form. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

VIII. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen, vertraglichen Pflichten oder technischen Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

IX. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen oder eine Einwilligung widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. II. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).

Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir behalten uns vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.

Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder mit dem Datenschutz nicht einverstanden, teilen Sie uns dies bitte mit. Sie haben zudem das Recht, sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu wenden (www.edoeb.admin.ch).

X. Wie bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit unserer Website?

Unsere Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbedienste. Wir setzen nur die Dienste ein, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Formulare der Website notwendig sind. Diese beschreiben wir nachfolgend.

Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der cyon GmbH, Basel, in der Schweiz gehostet. Beim Aufruf der Website werden technische Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem in Server-Logfiles erfasst. Diese Daten benötigen wir, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu beheben. Sie werden nach kurzer Zeit gelöscht.

Cloudflare

Wir nutzen Dienste der Cloudflare, Inc., San Francisco, USA. Cloudflare verwaltet die Domain kibit.ch und leitet die Aufrufe unserer Website über das eigene Netzwerk weiter. Das schützt die Website vor Angriffen und sorgt für schnelle Ladezeiten. Dabei bearbeitet Cloudflare technische Daten wie Ihre IP-Adresse und kann ein technisch notwendiges Cookie setzen, um automatisierte Zugriffe (Bots) zu erkennen. Cloudflare kann Daten auch in den USA bearbeiten und ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: www.cloudflare.com/privacypolicy.

Cookies und Einwilligungsverwaltung

Ein Cookie ist eine kleine Datei, die auf Ihrem Gerät gespeichert wird und die Wiedererkennung eines bestimmten Geräts oder Browsers ermöglicht. Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein. Zur Verwaltung und Dokumentation der eingesetzten Dienste und Ihrer Datenschutz-Einstellungen nutzen wir das Plugin «Real Cookie Banner». Dieses speichert Ihre Einstellungen in einem Cookie und protokolliert sie mit gekürzter IP-Adresse. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link «Privatsphäre-Einstellungen» am Ende jeder Seite einsehen und ändern.

Sie können Ihren Browser zudem so einstellen, dass er Cookies automatisch ablehnt, akzeptiert oder löscht. Wie das geht, erfahren Sie im Hilfemenü Ihres Browsers. Wenn Sie Cookies blockieren, funktionieren gewisse Funktionen der Website (z.B. die Formulare) möglicherweise nicht mehr.

Kontakt- und Anmeldeformulare

Auf unserer Website bieten wir Kontaktformulare für unsere Kitas sowie ein Anmeldeformular für die Warteliste an. Die Angaben, die Sie dort machen, verwenden wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Anmeldung und zur Führung der Warteliste. Im Anmeldeformular sind dies insbesondere Angaben zum Kind (z.B. Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität), Angaben zu den Eltern (z.B. Name, Adresse, Sprachen, Kontaktdaten, Betreuungsgutscheine), gewünschte Betreuungstage und Eintrittsdatum sowie freiwillige Bemerkungen. Freiwillig können Sie auch angeben, ob Ihre Familie durch den Sozialdienst unterstützt wird. Diese Angabe gilt als besonders schützenswertes Personendatum und wird ausschliesslich für die Platzvergabe verwendet.

Die Formulardaten werden nicht auf der Website gespeichert, sondern verschlüsselt per E-Mail an uns übermittelt. Für den Versand dieser E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (siehe unten).

Schutz vor Spam (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz unserer Formulare und des Login-Bereichs vor Spam und automatisierten Zugriffen nutzen wir den Dienst Turnstile der Cloudflare, Inc., San Francisco, USA. Turnstile prüft anhand technischer Daten wie IP-Adresse und Browser-Informationen, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Die Daten werden nicht für Werbezwecke verwendet. Cloudflare kann Daten auch in den USA bearbeiten und ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy.

E-Mail-Kommunikation (Microsoft 365)

Für unsere E-Mail-Kommunikation und den Versand der Formular-E-Mails nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland. Ihre Nachrichten und Formularangaben werden dabei in unseren Postfächern bei Microsoft gespeichert. Microsoft kann Daten auch in den USA bearbeiten und ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com.

Schriften

Die auf unserer Website verwendeten Schriften sind auf unserem eigenen Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu externen Schriftanbietern wie Google Fonts hergestellt.

Links zu anderen Websites

Unsere Website enthält Links zu Websites Dritter, z.B. der Gemeinde Ittigen oder unseren Social-Media-Profilen. Wenn Sie einem solchen Link folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Vor dem Klick werden keine Daten an diese Anbieter übermittelt.

XI. Wie bearbeiten wir Daten auf unseren Seiten in sozialen Netzwerken?

Wir können auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen betreiben und in diesem Zusammenhang Daten über Sie bearbeiten. Dabei erhalten wir Daten von Ihnen (z.B. wenn Sie mit uns kommunizieren oder unsere Inhalte kommentieren) und von den Plattformen (z.B. Statistiken). Die Anbieter der Plattformen können Ihre Nutzung analysieren und diese Daten zusammen mit anderen Daten, die ihnen über Sie vorliegen, bearbeiten. Sie bearbeiten diese Daten auch für ihre eigenen Zwecke (z.B. Marketing- und Marktforschungszwecke oder zur Verwaltung ihrer Plattformen) und handeln zu diesem Zweck als eigene Verantwortliche. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformen.

Wir nutzen derzeit die folgenden Plattformen:

Wir sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, Inhalte vor oder nach ihrer Veröffentlichung auf unseren Online-Präsenzen zu überprüfen, Inhalte ohne Ankündigung zu löschen und sie gegebenenfalls dem Anbieter der betreffenden Plattform zu melden.

XII. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.